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Pec e Firma digitale: strumenti necessari per la documentazione elettronica

Pubblicato il: 25/07/2017

La certificazione online dei documenti ufficiali (soprattutto per quanto riguarda rapporti commerciali, fiscali e legislativi) viene controllata tramite la creazione e l’uso di strumenti ad hoc che permettano la totale replicabilità dei documenti ufficiali cartacei. Ogni azienda deve infatti dotarsi di PEC e di firma digitale per poter usufruire dei servizi elettronici (soprattutto di quelli fiscali).

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è uno strumento di invio e ricezione messaggi di posta elettronica con pieno valore legale. Ciò significa che tutte le comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avvengono tramite PEC. In questa maniera tutta la corrispondenza è tracciabile e suscettibile di verifica ufficiale. Secondo il DL 179/2012, le imprese, i professionisti e le PA hanno l’obbligo di possedere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata; in particolare, dal luglio 2013, la PEC è diventata il canale esclusivo per la comunicazione tra aziende e pubbliche amministrazioni (in accordo con quanto stabilito anche dall’obbligo di fatturazione elettronica.

Il sistema PEC non è differente da un sistema tradizionale di email, ma si basa su un complesso di gestori che devono garantire tutto un insieme di pratiche e procedure per far sì che la corrispondenza abbia valore legale. Rispetto ai normali provider di posta elettronica, il servizio PEC è controllato e gestito da aziende accreditate presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), che non solo verificano l’identità del titolare della PEC, ma curano tutte le certificazioni dei messaggi trasmessi per ricevute d’invio e di consegna (secondo orario e data di emissione).


La firma digitale si avvale degli stessi principi della PEC, ovvero la replicabilità della firma olografa sui documenti elettronici e quindi il valore legale della stessa. Per parlare di firma elettronica bisogna distinguere tra quella semplice, avanzata, qualificata e infine digitale. Per le prime, infatti, la legislazione fa riferimento alle versioni più deboli (ovvero il pin del bancomat o il login per un accesso riservato), a strumenti più smart in grado di attribuire il firmatario al documento firmato tramite lavagne digitali (il valore del documento sarà pari a una scrittura privata) e, infine, a firme certificate dall’emissione di codici univoci da smartcard o token USB.

La versione definita “digitale” della firma non è altro che una particolare firma elettronica avanzata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche (ovvero di dispositivi specifici). Tramite la firma digitale, il titolare può apporre la firma ad un documento rendendolo ufficiale e legale; la verifica dell’integrità del documento o i dati di provenienza di questo sono verificabili dal titolare e soprattutto dal destinatario grazie al sistema certificatore offerto dai dispositivi dedicati.
In particolare, la firma digitale risulta lo strumento più sicuro dal momento che prevede l’utilizzo di due chiavi asimmetriche, una privata (a cui solo il titolare della firma può accedere) e una pubblica, che permette di controllare l’autenticità della firma da parte del destinatario del documento o da terze parti. Infatti, una volta che il certificato della firma digitale viene memorizzato su un dispositivo sicuro (come smartcard o token USB), questo permette al titolare dell’azienda di essere riconosciuto in quanto a identità e validità della firma stessa e quindi dei documenti sottoscritti. 

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